چگونه 4 ستون اصلی بهره وری را به خوبی مدیریت کنیم؟ - مجله تخصصی کامپیوتر

اما، بهره وری مهارتی نیست که از بدو تولد به کسی اعطا گردد. در واقع، این مهارتی است که باید با تمرین کسب گردد و مانند هر مهارت دیگری، تکنیک های و ابزارهایی وجود دارند که می توانند در ارتقا این مهارت به شما یاری نمایند. در این مطلب قصد داریم چارچوبی را معرفی کنیم که به شما در بهبود مهارت بهره وری یاری خواهند کرد.

4 ستون بهره وری

4 ستون بهره وری شامل زمان (Time)، انرژی (Energy)، تمرکز (Concentration) و دانش (Knowledge) است که به اختصار به آن ها چهارچوب TECK می گویند. اگرچه این چارچوب نمی تواند تمامی جنبه های بهره وری را پوشش دهد، اما می تواند بیشتر جنبه های حیاتی آن را که برای شروع مدیریت فوری کارها لازم است شامل می گردد. لازم است که شما هر 4 عنصر را همزمان مدیریت و بهینه سازی کنید تا حدبیشتر بهره وری را داشته باشید، زیرا این 4 معیار پیوستگی عمیقی با هم دارند.

بنابراین، هر زمان که با بهره وری مشکل داشتید، می توانید با پیدا کردن عدم تعادل یکی از این 4 ستون اصلی، راه چاره مشکل را پیدا کنید. برای مثال، اگر شما زمان، انرژی و تمرکز کافی برای کار روی پروژه ای را دارید، اما نمی دانید چطور باید کار را پیش ببرید یا از اطلاعات ضروری مرتبط با آن مطلعی ندارید، نمی توانید به قله بهره وری برسید.

پس باید با افزایش دانش خود و یادگیری هر چه بیشتر درباره پروژه مورد نظر به افزایش بهره وری در این زمینه یاری کنید. هنگامی که هر 4 عنصر اصلی را به صورت صحیح مدیریت کردید، مهارت بهره وری شما به اوج خواهد رسید. در ادامه شما را با جزئیات، ابزارها و تکنیک های بیشتری برای مدیریت هر یک از این 4 ستون آشنا می کنیم.

چگونه با استفاده از چارچوب TECK بهره وری خود را افزایش دهیم؟

1. مدیریت زمان

قطعا مدیریت زمان یکی از مهم ترین حوزه های بهره وری است. زیرا شما فقط زمان محدودی از شبانه روز را در اختیار دارید و مهم است که آن را چطور سپری می کنید. به طور میانگین، افراد روزی 8 ساعت کار می نمایند. اگرچه ممکن است بسیاری از ما از کمبود وقت برای انجام کارها شکایت کنیم، اما 8 ساعت برای انجام بیشتر وظایف ضروری ما زمان زیادی است. اگر بتوانیم این وظایف را به خوبی اولویت بندی و برنامه ریزی کنیم، خواهیم دید که چطور می توانیم از همین زمان 8 ساعته نهایت بهره را ببریم.

اما چطور می توان زمان را مدیریت کرد؟ با مطلعی از ساعت بیولوژیکی بدن و هماهنگ کردن آن با ساعت خواب و بیداری، سپردن مهم ترین وظایف به برترین زمان با توجه به ساعت بیولوژیک بدن و بعلاوه استفاده از تکنیک هایی مانند تایم باکسینگ و پومودورو می توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

• تکنیک تایم باکسینگ: مفهوم تایم باکسینگ این است که شما بخش تعیینی از زمان خود را برای انجام کار تعیینی اختصاص می دهید. پس از این که این زمان محدود به سرانجام رسید، شما کار را متوقف می کنید؛ حتی اگر بخشی از آن به جای مانده باشد یا به هدف گذاری تعیین شده برای آن کار نرسیده باشید. این تکنیک به شما یاری می کنید به برنامه ریزی خود وفادار بمانید و بیشترین بهره را از زمان خود ببرید.
• تکنیک پومودورو: تکنیک پومودورو یعنی شما در بازه های 25 دقیقه ای کار می کنید و بین آن ها یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای دارید. پس از هر 4 بازه 25 دقیقه ای، می توانید استراحت خود را به 15 تا 20 دقیقه ارتقا دهید.

فارغ از این که شما در محیط اداری کار می کنید یا فریلنسر هستید، این نوع تکنیک ها به شما یاری می نمایند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بیشترین بهره را از آن ببرید. تنها کافی است از میان تکنیک های مختلفی که ما فقط به دو مورد آن اشاره نمودیم، برترین و مناسب ترین را با توجه به شرایط خود پیدا کنید و به کار بگیرید. بعلاوه می توانید از ابزارهایی مانند Pomodone یا Timely بهره ببرید.

2. انرژی

انرژی می تواند تاثیر مستقیمی روی عملکرد شما بگذارد و با توجه به این که چطور آن را مدیریت می کنید، می تواند به یک عامل یاری نماینده یا اخلال گر تبدیل گردد. شاید اغلب اوقات حس کنید که با نهایت توان خود کار نمی کنید و این می تواند روی بهره وری شما تاثیر منفی بگذارد. حتی اگر شما زمان خود را به درستی مدیریت کنید، هنگامی که خسته هستید نمی توانید کاری از پیش ببرید. اما اگر انرژی بیشتری داشته باشید، به زمان کمتری برای کسب نتایج بزرگ احتیاج خواهید داشت.

می توانید با درک صحیح از عواملی که باعث کاهش یا افزایش انرژی شما می شوند، آن را بهتر مدیریت کنید. پس از شناسایی این عوامل، باید تغییرات لازم را انجام دهید تا سطح انرژی تان ارتقا بیابد و مهم ترین و سخت ترین وظایف را در هنگامی که در بالاترین سطح انرژی هستید زمان بندی کنید. برای بهبود انرژی خود در طول روز می تواند از روش های زیر بهره ببرید:

• استفاده از اپ های مدیریت خواب: داشتن خواب کافی رابطه نزدیکی با سطح انرژی بالاتر دارد. حداقل باید 7 ساعت در شب بخوابید و محیطی مناسب برای خواب با کیفیت داشته باشید. برای این کار می توانید از راه کارهای دیجیتال مانند اپ های Sleep as android و Noisli یا Pzizz بهره ببرید.
• تغذیه مناسب: دریافت مواد مغذی کافی از وعده های غذایی یک راه دیگر برای ارتقا سطح انرژی شما در طول روز است. خوردن میوه، سبزیجات و میان وعده های سالم انرژی مورد احتیاج شما را در طول روز تامین خواهد نمود.
• ورزش کردن: داشتن برنامه ورزشی منظم می تواند به افزایش مقدار انرژی شما یاری کند. به علاوه، ورزش کردن مزایای دیگری هم دارد که از جمله آن ها می توان به کاهش استرس، افزایش جریان گردش خون به مغز و افزایش انعطاف پذیری فکر اشاره نمود. از همه این موارد مهم تر این است که ورزش کردن به حفظ انرژی در طول روز یاری می نماید.
• انگیزه: داشتن انگیزه قوی برای آنچه انجام می دهید راه دیگری برای افزایش انرژی و کار بیشتر است. هنگامی که روز خود را با انگیزه کافی شروع می کنید، هیچ چیز نمی تواند بازدهی شما را کم کند.

3. تمرکز

فرض می کنیم که زمان و انرژی کافی برای کار کردن را داریم، اما اگر عوامل مختلف حواسمان را پرت نمایند و مزاحم کار کردن ما بشوند، باز هم بهره وری ما کاهش خواهد یافت. تمرکز که سومین ستون بهره وری است یعنی معطوف کردن حواس و فکر به آنچه که در زمان تعیین باید انجام بدهیم، بدون این که حواسمان پرت گردد.

بر اساس مطالعه ای که در دانشگاه کالیفرنیا اجرا شده، به صورت میانگین 23 دقیقه طول می کشد تا فردی بتواند دوباره تمرکز خود را پس از حواس پرتی به دست آورد و مفیدتر کار کند. هنگامی که عوامل مختلف صف کشیده اند تا توجه شما را به خود جلب نمایند، تمرکز روی کاری که در حال اجرا آن هستید بسیار سخت خواهد بود. پس چطور باید مهارت حفظ تمرکز را در خود بهبود ببخشیم؟

• نه به انجام دادن همزمان چند کار همزمان: مولتی تسکینگ یا انجام همزمان کارها همیشه مورد انتقاد بوده است. اگرچه بسیاری فکر می نمایند این کار یک مزیت محسوب می گردد و شاید با افتخار از آن صحبت نمایند، اما مولتی تسکینگ می تواند بهره وری شما را قربانی کند. با انجام همزمان چند کار، تمرکز شما مختل می گردد، توانایی مدیریت صحیح زمان را از دست می دهید و برای خودتان استرس ایجاد می کنید. زمانی که وظایف زیادی برای انجام دادن به شما محول شده است، لازم است راه هایی برای مدیریت بهتر کارها پیدا کنید که از جمله آن ها می توان به برون سپاری برخی از وظایف اشاره نمود.
• تمرین فکر مطلعی: تمرین کردن فکر مطلعی توانایی شما برای متمرکز ماندن در لحظه را افزایش می دهد. به بیان دیگر، این تمرین به شما یاری می نماید به حواس پرتی ها توجه نکنید و روی کاری که باید انجام دهید متمرکز بمانید. بعلاوه فکر مطلعی به شما یاری می نماید از پرواز فکر از موضوعی به موضوع دیگر جلوگیری کنید و بازه توجه خود به یک موضوع را افزایش دهید. برای این کار می توانید از ابزارهایی مانند Insight Timer یا Headspace بهره ببرید.
• بهبود شرایط محیط کار: راه های بسیاری برای بهبود محیط کار وجود دارند که می توانند به افزایش تمرکز شما منجر شوند. یکی از مهم ترین مثال ها کار کردن در یک محیط کار آرام است.
• شخصی سازی اعلان ها: اعلان ها بزرگ ترین عامل حواس پرتی ما در هنگام کار هستند. اما خوش بختانه می توانید آن ها را شخصی سازی کنید تا فقط زمانی که واقعا لازم است از آن ها مطلع شوید. برای این کار می توانید از اپ های مناسب این کار مانند Focus Booster و Freedom یا تنظیمات مربوط شخصی سازی اعلان ها که به وسیله خود سیستم عامل دستگاه ارائه می گردد بهره ببرید.

4. دانش

برای بهبود مهارت های مدیریت زمان و افزایش بهره وری خود باید به اطلاعات و ابزار صحیح دسترسی داشته باشید. اگر بدون مطلعی از شیوه انجام کار یا ابزارهای مورد احتیاج برای انجام آن، کاری را شروع کنید، قطعا با مسائل بسیاری روبرو خواهید شد. دسترسی به اطلاعات مرتبط موجب توانمندی شما در یافتن راه های تازه و خلاقانه برای کار کردن هوشمندانه تر خواهد شد که در نتیجه آن بهره وری شما افزایش خواهد یافت.

راه های بسیاری برای رسیدن به یک خروجی یا تکمیل یک کار وجود دارند. مسلم است که کوتاه کردن چمن ها با داس خیلی بیشتر از کوتاه کردن آن ها با ماشین چمن زنی انرژی و زمان احتیاج دارد. پس لازم است از برترین روش ها و ابزارها برای انجام هر کار مطلع باشید. برای رسیدن به این دانش، می توانید با به چالش کشیدن مستمر خود، روش های مختلف را امتحان کنید تا بهینه ترین آن ها را بیابید.

راه های مختلفی برای ارتقا مهارت های تخصصی مورد احتیاج شما وجود دارند. اگر با پروژه یا وظیفه چالش برانگیزی روبرو شدید، در پی آموزش و تمرین باشید و از ابزارهای مناسب برای یادگیری بهره ببرید، مانند یوتیوب، انجمن های آنلاین و وب سایت های آموزشی.

بعلاوه می توانید از دوره های پلتفرم های آنلاین معتبری مانند Coursera ،Skillshare و Udemy بهره ببرید تا مهارت های خود را ارتقا دهید. ایجاد یک دانش نامه داخلی برای سازمان یا شرکتتان هم می تواند راهی عالی برای دسترسی اعضا به اطلاعات مناسب باشد.

آخرین موضوعی که باید به آن اشاره کنیم، این است که باید بدانید چه زمانی یک کار را برون سپاری یا واگذار کنید. این کار برترین روش برای جلوگیری از اتلاف وقت روی کارهایی است که دیگران بهتر و سریع تر از پس انجام آن بر می آیند. بعلاوه می توانید وظایف تکراری را اتوماتیک کنید تا وقت کمتری از شما بگیرند.

با مدیریت و بهینه سازی هر یک از این 4 ستون اصلی، می توانید با بهره وری بیشتری به کارها رسیدگی کنید. به صورت طبیعی ممکن است در برخی از این حوزه ها نقاط ضعف یا قوت داشته باشید، اما زمانی که ضعیف ترین ستون ها را شناسایی کردید، می توانید با استراتژی ها و ابزارهایی که برخی از آن ها را در این مطلب معرفی کردیم، آن ها را تقویت کنید. هنگامی که هر 4 ستون به مقدار کافی قوی شوند، در همراهی با یکدیگر می توانند به افزایش بهره وری و توانمندسازی شما در انجام کارها در کوتاه ترین زمان منجر شوند.

منبع: Make Use Of